iBusiness
Чем живет российский рынок СЭД: 10 трендов

21.10.2014

Современные СЭД — это многофункциональные системы, которые работают на стыке отраслей, заточены под клиентов, используют инструменты аналитики и готовы к новым преобразованиям

Исторически сложилось так, что первые внедрения СЭД были направлены на автоматизацию канцелярии. Сейчас этот процесс можно считать завершенным. Но бизнес не устраивают традиционные функциональные возможности СЭД. Какие тренды определяют развитие рынка и что сейчас нужно пользователям? Представляем 10 трендов, о которых стоит упомянуть в контексте СЭД.

Тренд 1. Расширение

Одним из главных трендов отечественного рынка СЭД можно назвать расширение решений по всем направлениям: круга задач системы, функциональных возможностей, в том числе частичный выход в другие сегменты, например CRM и ERP. СЭД из системы контроля исполнения документов превратилась в среду для повседневной работы. По сути произошло переосмысление функциональности платформ СЭД/ECM.

«В последнее время платформа СЭД стала восприниматься как инструментарий автоматизации широкой номенклатуры бизнес-процессов компании», — рассказал Владимир Андреев, президент «ДоксВижн».

«Сегодня вся документация может создаваться, обрабатываться, управляться в СЭД, а храниться в ECM. Вендоры, уловив эту тенденцию, скрестили понятия «ECM» и «СЭД». Иными словами, СЭД постепенно двигалась по функциональным возможностям в сторону ECM, а ЕСM-системы, изначально наделенные инструментами workflow, стали развиваться еще активнее», — пояснил Юрий Спельник, директор департамента ЭЛАР по работе с коммерческим сектором.

В последнее время платформа СЭД стала восприниматься как инструментарий автоматизации широкой номенклатуры бизнес-процессов компании — Владимир Андреев

Общие тенденции IT-рынка накладывают свой отпечаток и на сектор СЭД. Новые потребители зачастую приходят с совершенно другими задачами — например, им требуется автоматизация специализированных процессов документооборота в банковской сфере, строительстве, производстве, торгово-закупочной деятельности и пр. И системы должны отвечать потребностям бизнеса.

«Разработчики не только превращают СЭД в полноценные платформы управления контентом предприятия (ECM), но и продвигаются на другие рынки систем CRM, PM и даже ERP», — объяснил Иван Тарханов, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies.

«Еще пять лет назад высшим пилотажем была интеграция документооборота с каким-нибудь источником оргструктуры организации и финансовой системой. Сейчас потребность в интеграции СЭД с десятком разнообразных решений является вполне стандартной», — пояснил Алексей Добровольский, директор по разработке программного обеспечения компании КРОК. Это связано с тем, что компании, в первую очередь крупные, хотят в одну систему вынести все документо-ориентированные процессы и функции в организации.

«Для коммерческого сегмента характерно все большее взаимопроникновение СЭД, систем управления ресурсами предприятия (и их модулей) и инструментов личной эффективности», — рассказал Александр Родионов, директор департамента систем управления документами компании ЛАНИТ.

«Заказчик желает видеть в СЭД средство для управления самыми разными процессами — подготовкой и проведением совещаний, офисными заявками, договорами, хочет из системы иметь доступ на корпоративный портал и т.д.», — пояснила Елена Иванова, руководитель Управления маркетинга ЭОС.

«Период, который переживает сейчас рынок СЭД, можно назвать временем экспериментов: геймификация, кейс-менеджмент, управление проектами. СЭД выходит в смежные области», — пояснил Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям компании DIRECTUM.

Ключевые тренды в СЭД на 2014 – 2015 годы — это выход системы за рамки «классической» СЭД и удобство использования.
Александр Алёшин, директор по производству компании «АйДесайд»

Александр Алёшин, директор по производству компании «АйДесайд»: Первое — это работа с контентом, не относящимся непосредственно к документам: встречи и совещания, показатели (KPI) и мониторинг, контрагенты и сотрудники. Мы видим, что происходит не только переход от управления электронными документами (СЭД) к управлению контентом (ECM), но и переключение на системы управления информацией (EIM-решения). За десятки лет развития СЭД работа с электронными документами покрыла потребности большинства заказчиков, и теперь идет борьба за покрытие всей информации предприятий.

Конкуренция повышается, и каждый из вендоров ищет свой «рецепт». Можно провести параллели сравнения с отраслью связи, где по мере перехода голосовой связи в разряд «обычной» услуги дифференциация и позиционирование услуг операторами переместились в область конвергентных услуг, VAS, пакетов и т.д.

Что касается удобства использования, на рынке СЭД много игроков, автоматизирующих процессы, уходящих в облака и создающих мобильные клиенты. Часто бывает так, что разработчики стремятся покрыть все виды запросов от всех клиентов. На выходе получается многофункциональный монстр, разобраться с которым бывает затруднительно.

Передовые игроки начинают выпускать решения, в которых оставляют только инструменты, предназначенные для узкого круга пользователей. Российский рынок еще недостаточно автоматизирован СЭД, но при насыщении рынка разработчики начнут борьбу за пользователя, упрощая его работу с продуктом.

Например, наше мобильное решение iDecide Documents не копирует интерфейс и все функции «стационарного» клиента СЭД, а содержит четко определенный набор инструментов, необходимый и достаточный для работы руководителя. Именно это и создает ценность для клиента.

Тренд 2. Универсальность

Еще один важный тренд современного рынка СЭД — универсальность. Бизнесу требуется автоматизировать процессы, которые характерны для любых отраслей — договорной и претензионно-исковой работы, управления совещаниями, хранения финансовых документов, управления заявками, кадрового документооборота и пр.

«Заказчикам стоит выбирать не готовые решения, закрывающие отдельные бизнес-задачи, а платформы, на базе которых можно будет автоматизировать большое количество процессов, причем платформы максимально открытые для интеграции и имеющие развитые средства модификации», — рассказал Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем Digital Design.

Заказчикам стоит выбирать не готовые решения, закрывающие отдельные бизнес-задачи, а платформы, на базе которых можно будет автоматизировать большое количество процессов, причем платформы максимально открытые для интеграции и имеющие развитые средства модификации — Алексей Чернышев

Уходят в прошлое изолированные системы — только для поручений руководителя, только для кадровой службы, только для работы с обращениями граждан. Сейчас заказчики хотят иметь инструмент, с которым будут работать все пользователи организации.

«Сейчас все эти задачи рациональнее решать в единой СЭД с соответствующим разграничением прав доступа», — пояснила Елена Иванова.

«Во многих организациях все функции сотрудников могут быть «закрыты» с помощью СЭД, если создать правильные АРМ. При условии, что СЭД строится на платформе, на которой можно создать любые конфигурации, отвечающие любым условиям», — пояснил Юрий Спельник.

Тренд 3. Импортозамещение

В связи с экономической ситуацией в список ключевых трендов — как для IT-рынка в целом, так и для сектора СЭД — попадает импортозамещение.

«В этом году можно констатировать появление новой тенденции — роста интереса к отечественным системам», — пояснила Елена Иванова.

«Многие крупные поставщики рынка сейчас вынуждены кардинально менять свою стратегию; так же вынуждены себя вести и крупные заказчики», — пояснил Иван Тарханов. Здесь, по его словам, на первые роли выходят отечественные решения, базирующиеся на собственных технологиях.

Многие крупные поставщики рынка сейчас вынуждены кардинально менять свою стратегию; так же вынуждены себя вести и крупные заказчики — Иван Тарханов

Тренд 4. Оптимизация и эффективность

В связи с экономической обстановкой в стране многие компании стремятся пересмотреть свои расходы. В этой связи актуальность приобретает тенденция к снижению издержек и оптимизации бизнес-процессов.

«Разработчикам стоит обращать внимание не только на совершенствование технологических преимуществ своих решений, но и на степень соответствия этих решений требованиям по окупаемости проектов, которые предъявляют заказчики», — рассказал Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия.

«Единственно важной для заказчика и самой главной оценкой СЭД является реальная эффективность проектов внедрения», — отметил Максим Галимов. Ключевую роль, по его словам, здесь играют скорость и качество реализации проекта.

«Сейчас заказчик в первую очередь обращает внимание на скорость реагирования системы и удобство использования основных функций», — пояснил Иван Тарханов. Вместо обобщенного и перегруженного интерфейса рабочего места пользователь хочет видеть только то, что ему необходимо, и иметь под рукой минимальный набор действий. Идеальная система для заказчика, по словам Тарханова, предоставляет ответ мгновенно, в реальном времени, с минимальными усилиями (в 1 – 2 клика).

Тренд 5. Персонализация

Раньше заказчики внедряли СЭД что называется по наитию, не особенно разбираясь в продукте. Однако сейчас все изменилось. И это еще один важный тренд современного рынка СЭД. Заказчик смотрит на внедрение СЭД шире и, что немаловажно, глубже. В целом можно говорить о повышении уровня грамотности и требовательности заказчиков в области СЭД, при этом о каких-либо типовых и стандартных требованиях речи не идет.

«Заказчику нужен индивидуальный подход и понимание его задач», — пояснил Александр Родионов.

«Современный заказчик четко формулирует свои потребности как с точки зрения IT, так и с точки зрения функциональных возможностей и понимает, какие задачи должен решать продукт», — пояснил Юрий Спельник.

«Заказчику сейчас нужны не закрытые и слабо кастомизируемые продукты, представляющие собой набор готовых модулей, а гибкость в настройках и возможность бесшовного встраивания в информационный ландшафт организации», — рассказал Алексей Чернышев.

«Заказчик становится более требовательным к уровню реализации задач. Важна легкость старта — в том числе скорость развертывания и освоения системы, важна мультифункциональность — решение задач, выходящих за рамки делопроизводства», — объяснил Максим Галимов.

«Сейчас клиенты требуют, чтобы система не имела жестко заданный список автоматизируемых процессов, а могла настраиваться под корпоративную специфику — от индивидуального дизайна интерфейса до узкоспециальных бизнес-процессов», — рассказала Елена Иванова.

«В первую очередь, системы стали сложнее в архитектурном плане, но проще для конечного пользователя. Каждый пользователь имеет возможность получить свое индивидуальное рабочее место, которое заточено именно под его работу и не перегружено ненужными ему функциями», — объяснил Иван Тарханов.

Тренд 6. Мобильные технологии и BYOD

Актуальными трендами IT-сектора и бизнес-среды в целом являются необходимость работать из любой точки мира и использование для этого персональных мобильных устройств (BYOD). Это в той или иной степени применимо и к СЭД. В числе первых преимущество BYOD, по словам Ивана Ласкина, руководителя направления «Электронный документооборот» компании Haulmont, оценили высшие руководители компаний. Но по оценкам Gartner, к 2017 году примерно половина мировых компаний переведет сотрудников на личные устройства и откажется от закупки рабочих компьютеров.

«Заказчикам требуются СЭД-клиенты для платформ «большой тройки» (iOS, Windows, Android), чтобы иметь возможность выбора приложения для своего, привычного устройства», — пояснила Елена Иванова.

При этом сейчас изменилось восприятие пользователями таких атрибутов СЭД, как мобильные клиенты. Приложения для планшетов и смартфонов изначально создавались как инструменты для руководителей, поэтому и функционал их был узкоспециализированным.

«Сейчас заказчикам из числа специалистов интересны универсальные клиенты, которые позволяют на мобильном устройстве работать с документами в максимально приближенном к стационарному ПК режиме — исполнять, редактировать, комментировать и т.д.», — пояснила Елена Иванова.

Тренд 7. Аналитика

За прошедшие два-три года многие компании пришли к пониманию, что слишком много сил тратится на поиск и обработку информации. По этой причине еще одним важным трендом можно считать появление в системах аналитических возможностей и инструментов для обработки больших массивов информации.

Один из актуальных вопросов для корпоративного сегмента в настоящее время — не просто внедрение системы электронного документооборота, а грамотная организация работы с растущим объемом информации, эффективная работа с неструктурированной или малоструктурированной информацией, а также смысловой поиск и анализ данных — Дмитрий Шушкин

«СЭД и ЕСM сегодня все больше обрастают аналитическими компонентами. Например, сотрудник, отвечающий за информационную безопасность, даже будучи ограниченным рамками СЭД, может с помощью поисковых механизмов отслеживать выгрузку конфиденциальной информации. Если говорить об IT-инфрастуктуре организации, СЭД уже доросла до статуса широкой системы, в ней начинают появляться поисковые компоненты как средство для работы экспертов, аналитиков компании, которые работают с большими массивами данных, содержащимися не только в СЭД, но и других системах», — пояснил Юрий Спельник.

Тренд 8. Облака

Облачные технологии постепенно проникают и в мир СЭД, но нельзя сказать, что облака стали значительным трендом или вытеснили локальные установки. Тем не менее в силу общей значимости направления поговорим и о них.

В основном здесь представлены системы для малого и среднего бизнеса — крупные компании могут использовать облачный архив данных, платформу под СЭД по модели PaaS или полноценную СЭД, но на условиях облачного хостинга, а не SaaS-решения.

«Модель SaaS и облачные хранилища данных не очень популярны у крупных и средних компаний; максимум, на что они могут пойти — это организация частных облаков», — объяснил Иван Ласкин.

В отношении облачных СЭД есть несколько сдерживающих факторов. В первую очередь это общее недоверие заказчиков к безопасности облачных сервисов.

«Даже в случае надежного, проверенного провайдера СЭД для крупной компании или холдинга вряд ли может потребляться из облака из-за высокого уровня кастомизации системы», — рассказал Алексей Добровольский.

«На пути к облачной СЭД есть три препятствия: вопросы защиты информации (как передачи, так и ее хранения на серверах), доступность каналов связи (в России они дорогие, поэтому экономическая выгода их использования не очевидна), а также готовность клиента принимать стандартные решения», — подтвердил Александр Родионов.

Тренд 9. Социализация

Один из трендов IT-рынка — cоциализация — влияет на СЭД пока в основном ментально. Но при этом элементы социализации постепенно проникают в СЭД — появились инструменты для обсуждения документов в процессе работы над ними, встраиваются средства коммуникации и т.п. Вполне возможно, что в ближайшем будущем это направление станет актуальным.

«Поколение Facebook и «ВКонтакте» не хочет быть ограниченным рамками жестко регламентированных бизнес-процессов. Они хотят иметь возможность в любой момент запостить документ на «стену» и пригласить коллег вместе что-то сделать. Рано или поздно все СЭД будут иметь возможности групповой работы в формате социальных сетей», — рассказал Алексей Добровольский.

«Тренду социализации отвечают портальные решения для совместной работы с информационными ресурсами компании», — пояснил Иван Ласкин.

«На наш взгляд, здесь важно не увлекаться социализацией как самоцелью», — пояснила Елена Иванова. Корпоративная социальная сеть или ее элементы в СЭД должны быть инструментами профессионального общения и средой для коллективной работы, а не источником дополнительных проблем и площадкой для непродуктивных обсуждений.

Тренд 10. Автоматизация и интеллект

Напоследок поговорим о тренде, который может стать актуальным в ближайшем будущем и серьезно изменить представление о СЭД. Это максимальная автоматизация процессов и, по словам Владимира Андреева, начало внедрения технологий искусственного интеллекта в процессы документооборота (автоматическая классификация, автоматическое распознавание метаданных, интеллектуальный поиск, антиплагиат и пр.).

«Мы считаем трендом будущего переход от простого контроля, аудита деятельности организации к автоматическому управлению бизнес-процессами. То есть информационные системы ECM в будущем сами смогут принимать решения в рамках определенных бизнес-процессов в автоматическом или полуавтоматическом режиме. При этом в рамках таких решений будет происходить консолидация данных из систем разных типов: ECM, ERP и так далее», — рассказал Иван Тарханов.

«СЭД станут более интеллектуальными. Более востребованными станут задачи поиска, ввода документов, извлечения из них полезных структурированных данных. Соответственно, и реализация этих функций поднимется на более высокий уровень, нежели есть сейчас», — пояснил Максим Галимов.

«Интеграционные процессы между различными системами продолжатся — не удивлюсь, если в будущем мы будем иметь дело с некими суперсистемами, интеграционными оболочками. В них пользователи будут получать информацию (аналитику, новости, документы), работать с проектами и задачами, контролировать бизнес-процессы и участвовать в них, коллекционировать интересные материалы из СМИ и блогов, общаться в аудио– и видеоформате с коллегами и контрагентами, виртуально присутствовать на мероприятиях, а также заказывать обед в служебной столовой, приобретать канцелярию и мебель для офиса в интернет-магазинах и т.д.», — объяснила Елена Иванова.

Анна Никулина

Вернуться к списку публикаций